即席發言對於每個人來說既是一種機會，又是一種挑戰。它是對每位辦公室成員的考驗。如果你是一位巧辭令、善言談的“老手”，是不成問題的，但如果你是一位缺乏辭令、害怕在眾人麵前講話的“新手”，那也不必緊張、回避，敢於拿出你的全部熱情和膽量來，針對不同場合、對象說出能完全表達你的思想、意見或真情實感的精彩語言來。
即席發言通常分以下四種情況：
（1）被人發問時的即席發言
被人發問時的即席發言，通常是在會議上、法庭上或學術性的討論、答辯會上，它大多是被動式的發言。這種發言受發問內容或發問主題的限定。因此，就發言範圍來講是容易把握的。這種答複式的發言，應問一答一，問二答二，將所需回答的問題，做條理清楚、內容完整而又是非曲直分明地闡述就可以了。如果是被人質疑，那就將“疑點”所在，做出符合事實和理由充分的回答，如果是法庭上的答辯，就將所涉及問題的時間、地點、在場人、事實的經過等加以闡明，或陳述你的申辯理由；如是學術上的答辯或解釋，那你就將你的觀點或研究成果，用科學的方法加以論述或闡明，倘若遇到深奧艱澀難懂的問題，可用淺顯易懂的形象性的語言加以說明……這樣，你便能將你所答的問題說得明明白白了。
（2）必須加以說明的即席發言
這種即席發言，通常是一個問題、一件事情在被人誤解、曲解，群眾或聽眾不甚明白或不明真相時的一種解釋性發言，這種即席發言既可以是指出、糾正他人問題的事實真相，以達到澄清事實的目的，也可以是為自己或世人作辯白。一是和盤托出事實，以明真相，用事實來說明問題；二是要在道理上充分地加以闡述或說明，要抓住問題或事實的實質，切忌使用“描繪”“誇張”之類發揮性言辭，否則會適得其反，把本該容易說明的問題，搞得複雜化了，致使聽眾反感。