辦公費用包括辦公用品的采購使用、辦公場地和資源的使用及其訂閱的一些書報雜誌等開支。其中，辦公用品費用占據很大位置。
辦公用品繁雜而瑣碎，而且在人們看來，單批購買也花不了多少錢。可是，積少成多。如果把這些郵運費、打印費、紙張筆墨的費用加起來，可不是一筆小的開支。
一些大型的集團公司，僅每年的辦公費用就可以達到百萬元以上。其中，有多少是不應該買或者使用不當的，浪費了多少費用，沒有人仔細衡量過。有些大型企業電腦及打印機已達100多台。由於在電腦上管理不嚴格，造成“上網聊天多、給私人打印多、電腦耗材多”的浪費行為。僅對這家企業2004年統計，其打印紙、硒鼓、軟件等消耗就達40萬元之多。有些企業為了搞所謂的“形象工程”,不惜斥巨資購買大型攝像機和數碼照相機，企業召開各類會議都要對領導進行錄像拍照。
這些費用“不算不知道，一算嚇一跳。”
江蘇某市的供電公司有位員工算了筆賬，僅是將單位的日常簡報、文件都通過內網傳遞，每年可節省3000張打印紙。另外，通過實施設備性能動態管理，僅消防器材一項，每年就可節約開支10萬餘元。因此，尋找有效的方法控製辦公用品的采購、使用、管理，可以在一定程度上緩解“辦公成本”的困擾。
目前，許多企業也在辦公費用方麵嚴格控製。一些企業的行政費用支出在年度預算的基礎上普遍壓縮5%至10%,中石化提出“幹毛巾也要擰出三滴水”,在每一張紙、每一度電、每一分錢上都要精打細算。
雖然每個企業的辦公費用浪費程度不同，但是，要控製辦公費用，大致可以從以下幾方麵做起：
嚴把辦公用品審批關
為加強管理，規範辦公用品的采購、領取及保管行為，既節約開支、減少浪費，又保證正常工作開展，應該在辦公用品采購審批上嚴格把關。