任何一個管理者幾乎每天都要收到許多數據和報告之類的信息，如何麵對和有效地處理這些信息是一件令人非常頭疼的事情，如果處理不好，不僅每天疲於應付，而且會導致工作效率低下。
要改變這種局麵，管理者就要對這些信息加以鑒別，分清輕重緩急，先處理重要的和緊急的，後處理不重要和不緊急的，甚至忙不過來可交給其他人員去辦，切忌抓到什麽做什麽，眉毛胡子一把抓。
美國伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普向效率專家艾維·利請教“如何更好地執行計劃”的方法。
艾維·利聲稱自己可以在10分鍾內就給舒瓦普一樣東西，而它能讓他公司的業績提高50%。然後，艾維·利遞給舒瓦普一張空白紙，說：“請在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”
舒瓦普用了5分鍾寫完。
艾維·利接著說：“現在，按每件事對你和你公司的重要性用數字進行排序。”
舒瓦普又花了5分鍾寫完。
艾維·利說：“好了，現在請你把這張紙條放進你的口袋裏。明天早上你要做的第一件事情就是把紙條拿出來，做第一項最重要的事。不要看其他的，著手辦第一件事，直至完成為止。然後，用同樣的方法對待第二件、第三件事情……直到你
下班為止。如果第一天你隻做完了第一件事，不要緊，因為你總是在做最重要的事情。”
艾維·利最後說："每一天，你都要這樣做。剛才你也看見了，這個方法隻需要10分鍾時間。當你對這個人方法的價值深信不疑了之後，讓你公司的人也這樣幹。這個試驗你愛做多久就做多久，然後你再給我寄支票，你認為它值多少錢你就給我多少錢。”
一個月之後，舒瓦普給艾維·利寄去了一張2.5萬美元的支票，裏麵還附了一封信。信中說，那是他一生中最有價值的一課。