本來手裏已經有一堆任務，可是領導又臨時交代了任務，真讓自己為難，這時該怎麽辦呢？正確的辦法是在關鍵時刻做最關鍵的事。
生活中常常會有這樣的悖論：我們麵臨解決的問題總是很多，而我們的時間和精力總是有限。我們總是想把所有的問題都解決掉，但我們卻不得不放棄許多事情。的確，人的精力和時間是有限的，而且每件事情的重要程度也是不相同的，很多人因為在有限的時間裏做了太多不重要的事，以至於擠走了做重要事情的時間。
意大利經濟學家帕雷托發現：80％的財富掌握在20％的人手中。從此這種80/20規則在許多情況下得到廣泛應用。在時間管理中，在優先順序裏，也有一個帕雷托時間原則，也稱80/20法則。假定工作項目是以某價值序列排定的，那麽80％的價值來自於20％的項目，而20％的價值則來自於80％的項目。
時間管理的重要意義在於能經常以20％的付出取得80％的成果。所以，在我們的工作或生活中，要把手中的事情處理好，就要拋開那些無足輕重的80％的工作，把自己的時間、精力全部集中在那最有價值的20％的工作中去。反之，如果一個人常常容易把自己80％的時間花在一些不重要的事情上，那麽他不僅浪費很多時間，而且不會取得多大的成果。
王林是個非常熱心的人，他家對門搬來一家新鄰居，他就高興地去幫忙。這時主人正在往牆上掛一幅畫，王林就上前幫忙扶好，主人剛要釘釘子，王林說：“最好釘上一條木頭，把畫掛在上麵。”主人說：“對，可是哪裏有木條啊。”
王林說：“我去找。”因為沒有合適的木頭，他便拿起一把斧子到樹林裏去砍樹枝，斧子生滿鐵鏽，剛砍了兩下，他心想：“磨刀不誤砍柴工。斧子太鈍，得磨一磨。”