事實上，盡管我們的計劃製訂得十分完善，仍會有80%左右的待辦事項到最後沒有處理——不是被無意地拖延，就是被莫名其妙地取消了。“待辦清單”有時起到了積極的督促作用，但更多的時候則像沙漏一樣，將一些重要的任務漏到了你無法關注的地方。直到過去很久，你可能才突然記起這些計劃是“曾經存在過”的。
在對工作進行分類時，要標記出“必辦”的工作
把工作進行分類是個好習慣。在每個周期（星期、月度、季度或年度）的工作開始前，用自己能夠一目了然的方式進行分類，比如以不同的難度、長度、時間或類型為標準，將任務劃入不同的清單中，讓每一類工作在清單上都有它專屬的歸類。同時，要將這一時段必須處理的工作做好標記，設立一個周期內重要事項的“必辦清單”。
在標記這些必須做好的工作時，我建議你順便為它寫上一條理由：“為什麽這項工作我必須做好？”這樣每次看到這些標記時，就能夠深刻地意識到它們的重要性。類似的標記會幫助你鼓起挑戰困難的勇氣，不會有意地忽視這些工作。
隨身攜帶方便的“提醒工具”
我鼓勵學員在時間管理和日程提醒方麵使用便於攜帶、易於整理的工具，而不是僅僅將重要事項記在腦子裏，或者隻在電腦上建立一個文檔。你要用對工具，比如隨身攜帶的、能夠裝進口袋的筆記本或易於更改的手機應用程序。
查看任務應該是一件愉快的事，不要讓它為我們帶來痛苦。有位學員反映說：“我記了那些緊急和重要的任務，但每次查看都不方便，很考驗記憶力。”他的日程表和任務清單是分散的，有的在口袋中，有的在臥室的床頭，有的則在辦公室裏。這不利於分配時間、查看任務。因此，他經常疏忽一些重要的工作。