每天要處理的事情那麽多，而時間卻是有限的，這就需要我們具有精細排定事務合理順序的能力。接下來我們談談確立優先順序的問題，然後說明怎樣合理地確立優先順序。有些人的思路是這樣：將要做的所有事情分成3個等級，其中10件標為“一級優先”，10件標上“二級優先”，還有20件是“三級優先”。這可算不上正確的優先順序。
要想在這方麵做得到位，首先你得明白，如果我隻能做這張清單中的唯一一件事，那麽會是哪一件？確定之後，你把這件事排在優先順序的第一位。接著仔細審視清單其餘的事項問自己：如果我隻能做這張清單中的一件事，那麽會是哪一件？接著再把這件事的優先序排在第二位。沿著這種方式，你繼續問自己同樣的問題，直到你的清單中的全部事項都確立好先後順序。這是建立優先事務係統最好的方式。在執行過程中，不允許有兩者並列的情況出現，對列表中的每一個事項都排定一個絕對明確的順序。
假設有這樣一個人，他目前的生活現狀是：因為體重嚴重超標了要減肥，戒煙，擠出時間運動，在合理飲食上多花點時間。他將需要完成的這些事列在了清單上，然後問自己：“如果我隻能做這個清單中的一件事，那麽會是哪一件？”答案必然是保持健康——合理飲食，運動，並且最好是戒煙。如果他不能做到這些，那麽他的清單中的其他事項可能永遠也不能開始！
然而，確立優先順序並非一件容易事，這出於兩個原因。第一，你對自己建立的優先事務管理係統以及各種事情的優先順序是否合理，並不能100%地確定。當施密特第一次遇見他的妻子克萊爾的時候，她在一家大的跨國銀行工作。在那之後差不多6個月，她提到一件事：“周五我們會進行年度考核。”之前她告訴過施密特那家銀行的績效管理體係，是基於網絡平台的360度評估，每個人都會對另一個人進行評估，也同時被同事、上司和下屬評估。“你的鑒定結果會是什麽樣呢？”他問妻子。妻子告訴他，她的謀生途徑之一是定期舉辦為期1～3天的短期培訓講座。每次培訓講座結束後，她都會發放鑒定表單，讓同事們填寫，她因而總是在被鑒定。但對於施密特提出的“你的鑒定結果會是什麽樣”，她沒有一個清晰的概念，因此她回答說不知道。施密特以為她在開玩笑，於是開始笑起來。但是妻子並沒有笑，她說真的不知道她的鑒定結果會是什麽，她不知道是否自己會被評為“達到預期”，還是“超出預期”。