會議采取委員製，設委員長1人，委員19人，臨時委員2人，共22人。此外，幹事4人，旁聽者數人。委員長是首相兼外相田中義一；委員中外務省5人，駐華公使和總領事4人，殖民地官員3人，陸軍省3人，海軍省3人，大藏省1人；臨時委員中外務省1人，陸軍省1人。旁聽的是陸軍、海軍、鐵道、文部、農林等大臣。會議主要成員是外務、陸軍、海軍等省次官和陸軍參謀本部、海軍軍令部的次長以及有關局的局長和駐華公使及總領事。可見這次會議是次官、次長和局長一級的事務性會議，而不是最高的決策性會議。
開幕前，即6月21日至24日外務省的有關人員在外務省召開了四次預備會。[2]
東方會議是分為幾種形式召開的。一是大會，由田中首相兼外相親自主持，如他不出席，由森恪外務省次官主持；二是特別會議，由外務省亞洲局局長木村銳市主持。關於東方會議的日程，《東方會議經過報告》（簡稱《報告》）和《田中義一傳記》（簡稱《傳記》）的記載有所不同，比較如下：
續表
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注：①見《會議經過簡明表》，美國國會圖書館複製《日本外務省檔案（1868～1945）》，P64卷，PVM41，第317～322頁。②高倉徹一編：《田中義一傳》下卷，原書房1981年版，第645～651頁。
會議期間外務省發了10份文件[3]；參謀本部發了4份材料[4]；關東廳發了2份材料[5]；此外，還發了數份參考資料。
為什麽召開這次會議？田中外相在開幕詞中簡要說道：“最近中國的局勢極為混亂，因此政府在執行對華政策時要慎重考慮。現中國戰局一時得到平穩，所以借此機會征求諸君的坦率意見，以供政府參考。同時想得到諸君對政府所執行的政策的充分理解，以便執行統一的徹底的政策。為此召開了這次會議。”[6]據現有檔案材料，會議主要討論包括滿蒙問題在內的對華政策。