會議就是後勤統籌的噩夢。成功舉辦會議涉及各種不同的因素，而紕漏也可能如影隨形，這時就是你伸出援手的機會，也是參與到會議籌辦過程的機會。
等你成為會議組織的“內部成員”，你就會知道與會者名單和會議熱點。同時你還會發現原本那些專門為會議“大佬們”準備的晚餐和雞尾酒聚會上都有你的身影出現。
那麽怎麽才能成為內部成員呢？其實並不困難。首先，查閱會議準備材料、網站，找出誰是主要負責人，把聯係方式存入電話本。此時，這些人一般都在熬夜加班，神經高度緊繃。我就會提前幾個月給他們打電話：“真心期待這次會議，為辦成今年最成功、最有影響力的會議，我願意貢獻我這裏的資源：時間、創意或人脈都可以，您看怎麽樣？”
我保證，統籌人員一定又驚又喜。之所以這麽說，因為我早年在德勤做CMO時，也曾負責過一個緊張過度的統籌團隊。
當時，德勤與企業再造之父邁克爾?哈默合作，開發可行的企業再造模式。我們認為，能將我們與哈默的合作關係介紹給市場、鞏固品牌、贏得客戶的最好方式，就是舉辦會議。因此我們提議德勤與哈默合辦一次會議。我們能夠為業內提供專業技能與案例模板，而哈默也能貢獻他的專業知識，以及對於如何打造世界級會議提出見解。
通過此次機會，我了解到成功舉辦會議的內部流程，和哈默建立了偉大的友誼，也靈敏地意識到提前了解以下問題的重要性：哪些人參加會議；為什麽有些人能夠發表講話，而另一些人隻能洗耳恭聽；對於社交而言，最好的論壇應該什麽樣。
從籌辦會議開始，我們就主張在當今的會議熱潮中注入一些新東西。我們建立了一套追蹤係統，記錄我們設定目標的情況。當時，每位德勤員工都有任務，任務要求跟兩位與會成員會麵，而這兩位成員是德勤公司在已知曉的與會名單中選出來的目標。這兩位客人裏麵有一位是首要目標，即他是我們迫切想要爭取的客戶；另一位則是通過他，德勤可以獲取利益回報的人，比如媒體界的朋友。最基本的目標，很簡單，仍然是去認識新朋友。