對於推銷員來說，一個訂單的簽訂通常都要經過與客戶一段時間的接觸與交流。在這個過程中，推銷員為了促成成交，必須盡可能多地搜集有關客戶的信息，同時也需要及時把握客戶的購買意向，這些都需要推銷員及時記錄下來。因此，在推銷過程中一定要做好每天的訪問記錄,一方麵記錄在交流中掌握的客戶信息，一方麵記錄那些已經有購買意向的客戶的條件或需求。這樣在再次拜訪客戶的時候，既可以有針對性地“談判”，又可以避免出現前後不一的情況。
艾倫一直在向一位客戶推銷一台壓板機，並希望對方訂貨，然而客戶卻無動於衷。他接二連三地向客戶介紹了機器的各種優點。同時，他還向客戶提出到目前為止，交貨期一直定為6個月，從明年一月份起，交貨期將設為12個月。客戶告訴艾倫，他自己不能馬上做決定，並告訴艾倫，下月再來見他。到了一月份，艾倫又去拜訪他的客戶，他把過去曾提過的交貨期忘得一幹二淨。當客戶再次向他詢問交貨期限時，他仍說是6個月。
艾倫在交貨期問題上顛三倒四。忽然，艾倫想起他在一本有關推銷的書上看到的一條妙計，在背水一戰的情況下，應在推銷的最後階段向客戶提供最優惠的價格。因為隻有這樣才能促成交易。於是，他向客戶建議，隻要馬上訂貨，可以降價10%。而上次磋商時，他說過削價的最大限度為5%，客戶聽他現在又這麽說，一氣之下終止了洽談。
如果艾倫在第一次拜訪後做了很好的訪問記錄；如果他不是在交貨期和削價等問題上顛三倒四；又如果他能在第二次拜訪之前，想一下上次拜訪的經過，做好準備，第二次的洽談很可能就會成功了。由此可見，做一下簡單的交流記錄是多麽的重要。
齊藤竹之助的口袋裏總裝有兩樣法寶——記錄用紙和筆記本。在打電話、進行拜訪以及聽演講或是讀書時，都可以用得上。打電話時，順手把對方的話記錄下來；拜訪時，在紙上寫出具體例子和數字轉交給客戶；在聽演講或讀書時，可以把要點和感興趣之處記下來。