管理者不能控製他們的全部時間，他們的日程總是被日常工作所打斷，或是不得不處理那些意外的事件。因此，區分被動時間和可支配時間是非常必要的。
管理者的主要時間是花在應付下屬的請求、顧客的需求和種種別人引發的問題上，我們稱之為被動時間（Response Time），它是一種管理者不可控的時間。能夠由管理者控製的時間稱為可支配時間（Discretionary Time）。大多數有關改進時間管理的建議實際上隻適用於可支配時間，為什麽呢？因為隻有這部分時間是可管理的。
不幸的是，絕大多數管理者，特別是基層的和中層的管理者，其可支配時間僅占他們工作時間的25%左右。不僅如此，可支配時間趨向於是一些零碎時間——這裏有5分鍾，那裏有5分鍾，要有效地利用它們是非常困難的。
因此管理者麵臨的挑戰是，知道什麽時間是可支配的，然後對活動進行適當的組織，以便將零散的可支配時間積累成大塊的時間，從而能夠更有效地利用這些時間。凡是善於識別和組織其可支配時間的管理者，往往更有成效，而他們用可支配時間完成的事情往往是更重要的事情。