管理者們或者任何個人，怎麽判斷他們利用自己時間的有效程度？答案是，他們應當選擇一段時間用工作簿或日記連續地記錄下自己每天的各種活動，然後對收集的數據進行評估。
盡量堅持記日記。一旦這項工作完成，你將會有一個詳細的時間和活動記錄。然後你就可以分析你利用時間的有效程度，並按照重要性和緊急性排列每種活動的順序。
——重要性
A．非常重要：必須做
B．重要：應當做
C．不太重要：可能有用，但不是非做不可
D．不重要：沒有任何效果
——緊急性
A．非常緊急：必須馬上做
B．緊急：應當趕緊做
C．不緊急：推遲一段時間再做也行
D．時間不作為考慮的因素
你會發現，時間管理的實質是有效地利用你的時間，它要求你很清楚要實現的目標和實現目標要進行哪些活動，以及每種活動的重要性和緊急性。
有效的時間管理過程包括五個步驟：
——列出你的目標
你為自己和為你所管理的部門設定的目標是什麽？如果你采用MBO方法，這些目標應該已經設定好了。
——按照重要性排出目標的次序
並非所有的目標都是同等重要的，給定你的時間限製，你要確保給最重要的目標以最高的優先級。
——列出實現你的目標所必須進行的活動
未來實現你的目標需要哪些具體的行動？同樣的，如果你采用的是MBO方法，這些行動計劃應該已經製訂好了。
——對於每一個目標，給實現目標所需進行的各種活動分派優先級
這一步又加上了第二組優先級。這裏，你既需要強調重要性，也需要強調緊急性。如果某項活動是不重要的，你應當將其授權給下級去做；如果某項活動是不緊急的，你通常可以先把它放一放。在這一步上，你應識別出哪些活動是你必須做的，哪些是你應當做的，哪些是當你有空時將要做的，哪些是你應當授權別人去做的。