答：會議紀要是在會議記錄的基礎上經過加工、整理出來的一種記敘性公文，是記載會議主要情況及議定事項的法定公文，也是傳達政令、解決問題、推動工作的重要文種之一。但它與正式文件不同。為什麽呢？我們先來看看在什麽樣的情況下要發會議紀要。（1）領導班子召開會議，就有關事項進行了討論研究並做出決定，須以會議紀要形式予以明確並傳達貫徹。如黨委常委會會議紀要、政府常務會議紀要等。（2）某項工作的開展涉及多個部門，包括職責的劃分、政策的銜接、人員的使用等，需要通過協調會議予以明確並形成會議紀要，以便各有關方麵有所遵循，避免出現相互推諉扯皮和相互矛盾的現象。（3）在某項決策的實施過程中，出現了一些不好解決的問題，包括需要細化、調整、規範的問題等，在這種情況下再下文件顯然不合適，就須通過一定的會議明確下來並形成會議紀要，作為對決策的補充和完善，便於下級執行。（4）某些帶有現場辦公性質的會議，如資金調度會、工業生產調度會、在某企業或某部門舉行的辦公會等，其議定的事項比較具體，涉及各有關方麵，為便於執行和落實，須形成會議紀要。（5）有些由領導出麵召開的座談會、協商會，其內容既有情況的交流、對工作的探討，又有需要明確並要求下級執行的事項，在這種情況下也需要形成會議紀要。
總之，凡無須下達文件，但又需要下級掌握和執行的事項；涉及多個部門和多個方麵，需要溝通和協調的事項，隻要領導通過一定的會議進行了研究確定，都可以用會議紀要這一形式予以記載和傳達。所以，它雖然不是正式文件，但也具有一定的行政效力。
會議紀要的結構包括開頭、主體兩個部分。開頭部分要交代清楚會議召開的時間、地點、主題、參加人員及主持人。主體部分記載會議的內容，包括討論形成的一致意見及議定的具體事項。層次劃分有三種方法：一種是條目化，有多少事項就列多少條；一種是非條目化，按自然段排列下去，每段以“會議認為”“會議指出”“會議強調”“會議要求”等語開頭；一種是條目化和非條目化兼而有之，即將屬於統一認識和看法的“虛”的內容非條目化，用一至幾個段落予以表述，然後，將屬於議定具體事項的“實”的內容條目化，一項一項表達清楚。主體部分後麵是出席、列席會議人員名單。