物品采買在幼兒園管理中有著重要的地位和作用，因此采買必須有相應的流程，如圖4-1所示：
圖4-1 物品采買流程
在采買的過程中，也需要做到“三符合”，具體如下。
（一）符合國家政策
食品類的采購要符合相關的國家政策，如《中華人民共和國食品安全法》《中華人民共和國食品安全法實施條例》《餐飲服務食品安全監督管理辦法》《餐飲服務食品采購索證索票管理規定》等。
（二）符合采買規定
俗話說：“家有家法，行有行規。”任何一項工作都有章法可循，後勤的采購也一樣。幼兒園後勤部門具體負責幼兒園的采購工作。所購物品必須由相關部門提出申請，經主管領導批準後交采購部門辦理。全園所需物品，按物品相關種類交由采購部門采購，其他人員無特殊情況不得擅自購買。數量較少的物品或臨時性購物時也必須由兩人以上去采購，采購過程中，必須進行反複比較。采買采購人員要經常深入市場調研，谘詢物品價格，掌握市場信息，以保證所購物品物美價廉。采購食品時必須到持有衛生許可證的經營單位采購，並堅持索證，不能采購不符合真憑實據的食品。對油、米、麵、幹鮮、肉類等較大量物品，必須定點采購，並與供貨商簽訂合同，索要各種證件，有條件的要進行實地考察，確保食品采購的安全性。日常耗材必須在政府指定的入選定點供應企業采購，而對於大宗物品必須按規定和程序定點招標采購。招標時必須有三家以上單位參加競標，這樣的招標才能視為有效，並要做到監督有力，公開、公平、公正。
（三）符合報銷手續
購回的物品必須嚴格驗收，票據需要采購經辦人、後勤主管簽字，並經園長簽字確認後方可報銷。在此過程中，首先要查驗發票的抬頭是否開對，發票裏的項目是否符合要求，數量、單價是否列清。如果購買了許多物品，除了發票所列的數量，還要隨發票一同提供采購物品的明細單。現在廣泛使用的公務卡，為大家提供了另一種支付手段。公務卡作為一種現代化支付結算工具，不僅攜帶方便，使用便捷，而且透明度高，所有的支付行為都有據可查、有跡可循。但在使用中也有許多注意事項，如刷卡的小票要隨發票交給財務，這一點在報銷中不注意會經常出現問題。