宴請之前，要首先確定宴請的目的、名義、參加者以及時間、地點等一係列問題。考慮這些問題時，必須兼顧政治氣候、文化傳統、民族習慣等因素的影響。
1.製訂宴請計劃
製定宴請計劃時，必須確定宴請目的、邀請名義和對象、宴請範圍以及宴請形式等問題。
宴請的目的是多種多樣的，可以是為某一個人，也可以是為某一事件，如為代表團來訪，為慶祝某一節日、紀念日，為外交使節或外交官員的到任、離任，為展覽會的開幕、閉幕，為某項工程的動工、竣工等。在國際交往中，還可根據需要舉辦一些日常的宴請活動。
確定邀請名義和對象主要是根據主、客雙方的身份，也就是說，主客身份應該對等。例如，作為東道國宴請來訪的外國代表團，出麵主人的職務和專業一般應同代表團團長對口、對等，身份太低使人感到冷淡，規格過高亦無必要。又如外國使館宴請駐在國部長級以上官員，一般由大使或臨時代辦出麵邀請，低級官員請對方高級人士就不禮貌。如果邀請主賓攜夫人一同出席，主人一般也會以夫婦名義共同發出邀請。
邀請範圍是指宴會邀請人員、級別、數量以及主方由哪些人出麵作陪的問題，這需要考慮多方麵的因素，如宴請的性質、主賓的身份、國際慣例以及當前政治氣候等。
邀請範圍與規模確定之後，即可草擬具體的邀請名單，確定被邀請人的姓名、職務、稱呼以及對方是否有配偶。多邊活動尤其要考慮政治關係，對政治上相互對立的國家是否邀請其人員出席同一活動，則要慎重考慮。
宴請采取何種形式，在很大程度上取決於當地的習慣做法。一般來說，在正式、隆重、規格較高且人員較少的情況下以舉行宴會為宜，在人數眾多的情況下多以冷餐或酒會的形式更為合適，婦女界的活動多采用茶會方式。