外交文書又稱外交文件、外事文書、對外文書等，是進行國際聯絡和外事活動時使用的專用文書，用於國家及其外交機關、派出機構、外交代表與他國及其外交主管機關之間，或國家與聯合國等國際組織之間。外交文書是對外交往的書信形式，是進行對外交涉和禮儀往來的一種重要手段，在國際交往活動中具有不可替代的重要作用。
從總體上進行分析，外交文書通常具有如下五個基本特征。
第一，形式眾多。就具體形式而言，外事文書的種類紛繁複雜，用途不一，適用對象各異，發揮著各自不同的作用。
第二，內容豐富。從宏觀上看，無論何種國際交往活動都難以離開外交文書的使用。因此，外交文書涉及的內容極其廣泛。
第三，要求嚴格。外交文書總是以成文的形式麵世，在不同程度上代表著國家、政府、黨派、單位，因此不容出現任何紕漏。
第四，時效性強。任何文書的寫作與使用，都受到一定的時間限製。外交文書的使用必須把握時機，不得延誤。
第五，講究禮儀。寫作外交文書必須遵守禮儀規範。具體而言，大到其適用場合、適用時機、適用對象，小到其格式、用語、文字、用紙、印章，都有其固定的格式。