外交文書種類繁多，而且還在隨著國際交往活動的進一步發展而不斷增加。廣義的常用外交文書有二三十種，包括公約、條約、協定、議定書，外交聲明、公報、宣言，照會、備忘錄，外交信函、電報，國書、頌詞、答詞，全權證書、批準書、委托書、領事任命書、領事證書，護照、簽證等。狹義的外交文書僅指照會、備忘錄、函件三類。
1.照會
照會是形式上最嚴肅的外交文書，用於交涉國的外交部、大使館、總領事館及外交代表（大使、公使、代辦等）之間，在外事交涉時表明立場、觀點、態度、做法或通知事項等，分為正式照會和普通照會兩種。
正式照會一般用第一人稱寫成，由具有全權代表身份的國家元首、政府首腦、外交部部長、大使、代辦等簽署發出。它用於正式通知重大事情，如國家之間的承認、建交、斷交、複交，國家領導人的變更，大使、領事的更換等；交涉重要問題，如建議締結或修改條約、召開國際會議、互設領事館、委托代管本國財產等；隆重的禮儀表示，如慶賀、吊唁，通知外交使節就任、離任、返任等。
普通照會用第三人稱寫成，加蓋發照機關印章而不用簽署。它用於外交部及部內的有關單位與駐該國的各國大使館之間進行外事交涉、行政性通知、交際酬答等，如接受邀請、轉送材料、通告喪事、通告假日，批準某協定，提出抗議或警告等。普通照會是一種最常用的外交文書，其莊嚴性僅次於正式照會。
2.備忘錄
備忘錄是國家間或外交代表機關之間在外交活動與事務交涉中，經口頭通知、談話、事實敘述之後，為便於對方記憶，避免發生誤解，將所談內容以書麵形式送交對方的一種外交文書，其鄭重性次於照會，主要用於敘述事實或陳述與補充本方的觀點、意見或駁複對方；或舉行會談時記錄下本方提出的觀點；或以一種客氣的催詢方式提醒某件事等。備忘錄一般不加標題，開頭直敘事實，頭尾均不加客套語，文尾不加簽署與蓋章。遞送方式分當場麵交、會談後送交、作照會的附件三種。會談後送交的多附簡短的說明信。