在寫作外交文書時，應認真遵守格式規範、文字通暢、內容得體、譯文正確四項最基本的要求。
1.格式規範
在國際交往中，外交文書發揮著重要的禮儀作用，因此其寫作格式必須中規中矩，符合有關規範。
一般來講，在寫作外交文書時，應參照既定的規範化格式行文，使標題、抬頭、落款、日期以及禮儀用語等細節之處，完全符合規範化的要求。對於以下幾點，在寫作時尤須重視。
（1）國名。在外交文書中所出現的外國國名，通常應采用全稱。特別是寫於文書封套或正文抬頭之處的國名，應一律使用全稱。若同一國名出現數次，則至少應在第一次出現時使用全稱。若該國習慣使用簡稱，則可使用其正式簡稱。但對有些特殊的國名，任何時候都不宜使用簡稱。
（2）稱呼。在外交文書抬頭部分所出現的受文人的姓名、職銜，一律使用全稱。若以有關機構、組織、團體作為抬頭，亦應采用其全稱。當個人或機構、組織、團體的名稱第一次在正文中出現時，一般都要使用全稱，此後方可使用簡稱。
（3）人稱。外交文書中所使用的人稱，應當與其格式相適應。一般而言，正式照會、外交函件（電報）等均應以簽署者的口氣用第一人稱寫成。普通照會、備忘錄等則應以機構的名義采用第三人稱；在稱呼對方時，亦應采用第三人稱。凡以機構名義發出的外交函件（電報），通常均應采用第三人稱。
（4）印章。凡需要蓋印章的外交文書，一定要認真蓋好。印跡要端正而清晰，印章位置要適當，一般以騎年壓月、上大下小為宜。如印章帶有國徽，國徽位於機構名稱之上。
2.文字通暢
書寫外交文書，因其事關國家形象、單位形象以及己方對待外方的立場與態度，因此必須做到文字通順、表達流暢、語言優美、用詞準確。具體應注意以下六點。