在通話過程中，接聽電話的一方顯然是被動者，但接聽電話往往能表現出接聽電話者的個人修養及其對待撥打電話者的態度，所以在接聽電話時，也應表現得專心致誌、彬彬有禮。
凡事都有分寸。接電話時，速度快、態度好、姿勢雅才合乎電話禮儀的分寸。
與撥打電話一樣，接聽電話時也要首先注意自己的態度與表情。雖說通電話是一種視覺之外的交談，似乎對方根本看不到自己的態度和表情，但在實際上，這一切完全可以從自己的聲音中感受得到。通話過程中，不要對著話筒打哈欠、吃東西，也不要同時與他人閑聊，讓對方產生遭受慢待的感覺。
電話鈴響，接聽方應迅速、準確地接聽電話。國際上有“鈴響不過三聲”之說，就是最好在鈴響3聲之內接聽，若長時間不接聽電話，讓對方久等，則是很不禮貌的。即使離電話的距離很遠，附近又沒人接聽時，也要迅速趕過去接聽。如果鈴響5聲之後才接電話，應先向對方道歉，這樣才能消除對方的急躁和不滿，給對方留下好的印象。
接聽電話時，態度應殷勤、謙恭。尤其是有客人在場的時候，應走近電話，雙手捧起話筒，以站立的姿勢，麵含微笑地與對方友好通話。此外還要注意自己的語言和語氣。在這方麵若漫不經心、隨隨便便、過分放任自己，都可能會引起不良後果。
在公務交往中，拿起話筒接聽電話時所講的第一句話，也有一定的規範，常見的有三種形式：第一種是以問候語加上單位、部門的名稱以及個人的姓名，它最為正式。第二種是以問候語加上單位、部門的名稱，或是問候語加上部門名稱，它適用於一般場合。第三種是以問候語直接加上本人姓名，它僅適用於普通的人際交往。需要注意的是，在公務交往中，不允許接電話時以“喂，喂”或者“你找誰”作為“見麵禮”，尤其避免一開口就毫不客氣地查對方“戶口”，一再詢問對方“你是誰”“你找誰”或者“你有什麽事兒”。