任何人打電話，總是有一定目的的，或是表示問候，或是商洽業務，或通知事情，或偏勞於人。無論要談的事情是複雜還是簡單，都應當在拿起話筒前，有一個認真的思考過程：接通電話後，如果你要找的人不在該怎麽辦？如果正好是要找的人，該怎樣問候？怎樣開頭？如何闡述自己的觀點或請求？當要求被拒絕時怎麽辦？對於這些問題都應有所考慮。簡單的問題有一個腹稿即可，稍微複雜一些的事情最好先列個提綱。否則，如果電話接通後再邊想邊說，難免造成詞不達意、結結巴巴的情況。這不僅有失體麵，而且對對方也很不禮貌。如果你是代表單位通話，還可能因此破壞單位的形象。當給陌生人、上司、名人打電話時，尤其應當注意事先做好充分的準備，以便給對方留下良好的印象。在一般情況下，準備撥打電話時應事先考慮以下三個問題。
第一，這個電話該不該打。需要通報信息、祝賀問候、聯係約會、表示感謝等時候，都有必要利用一下電話。而毫無意義、毫無內容的“沒話找話”式的電話，則最好不要打。即使非常地想打電話聊聊天，也要兩相情願，要先征得對方首肯，並選擇適當的時間。不要用辦公電話打私人電話，更不要在公用電話亭“煲電話粥”。
第二，這個電話應當何時去打。有關公務的電話，應當公事公辦，最好在上班時間打。雙方約定的通話時間，輕易不要更改。要想使通話效果好一些，使之不至於受對方繁忙或疲勞的影響，則通話應選擇在周一至周五，而不應在周末，也不要在對方剛上班、快下班、午休或快吃午飯時打電話。因緊急事宜而需要打電話到對方家裏去，通話之初先要為此說聲抱歉，而且盡量避開對方用餐、睡覺、過節、度周末的時間。國際交往中的電話，需顧及對方作息時間上的特點，並且還要考慮時差問題。