在國際交往中，經常需要將某些重要的文件、資料、圖像、圖表等即刻送達到遠方的交往對象手中，而傳統的郵寄書信的聯絡方式，已難以滿足這一要求。在此背景之下，傳真便應運而生，並且在國際交往活動中迅速走紅，至今已普及成為不可或缺的辦公設備之一。
傳真，又叫傳真電報，它是利用光電效應，通過安裝在普通電話網絡上的傳真機，對外發送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現代化通信方式。利用傳真通信的主要優點是操作簡便，傳送速度非常迅速，而且可以將包括一切複雜圖案在內的真跡傳送出去。它的缺點主要是發送的自動性能較差，需要專人在旁邊進行操作，並且有些時候，難以確保它的清晰度。
在利用傳真進行對外通信聯絡時，必須注意下述四個方麵的禮儀問題。
第一，規範操作。如有可能，在發傳真之前，應先打電話通知對方，因為很多單位的傳真機是大家共用的，如果不通知對方，信件很可能會落到別人的手裏或因別人不知道是誰的信件而被丟入垃圾桶。
傳真機有自動和手動兩種方式。手動方式需要接聽傳真電話的人給傳真開始的信號，傳送者在聽到嘀嘀的長音後再開始傳真文檔。自動方式不需對方人工操作，在撥通傳真電話後，在幾聲正常電話回音後，就會自動出現嘀嘀的長音，此後就可以開始傳真文檔。
不應用傳真機傳送太長的文件，由於傳真機所用的紙張質量一般不高，印出的字跡可能不太清楚，若要長久保存則需將傳真件複印。如果接收人需要原件備案，諸如一些需要主管人員親筆簽字的合同等資料，則應在傳真後將原件用商業信函的方式寄出。
第二，明確信息。為了明確傳真的有關信息，正式的傳真必須有封麵，封麵頁一般較為正式。有的單位使用“填空式”或封麵專用紙。發急件時應在封麵正麵頁注明，因為有的單位定時分批發送公函和信箋，如不標明急件，就容易被耽誤。