做好充分、認真的準備工作是保證迎來送往活動得以順利進行的前提和基礎。在國際公務交往活動中，迎來送往活動的準備工作，主要包括掌握詳情、確定規格和時空、熟知程序三個方麵的內容。
1.掌握詳情
本著知己知彼的原則，東道方必須事先對有關情況掌握得詳盡具體，細致入微。
（1）掌握外方狀況。充分掌握外方的具體狀況，是東道方做好迎送工作的基本保證。外方具體情況主要有五個方麵的內容。
一是主賓的個人簡況。如姓名、性別、年齡、籍貫、民族、單位、職務、職稱、黨派以及文化程度、宗教信仰、生活習慣、家庭狀況、政治傾向、業務能力、社會評價等。對其他來賓的個人情況，亦應盡可能地有所了解。
二是來賓的總體情況。如具體人數、性別概況、組團情況等。
三是來賓的整體計劃。如來訪計劃，特別是訪問目的、指導方針、大致安排等。
四是來賓的具體要求。對外方集體所提出的要求與主賓所提出的要求，應予以充分考慮；對於其他來賓的個人意見、建議，也要認真聽取。
五是來賓的來去時間。對於來賓正式抵達和離去的時間，如具體日期、具體時間及其相關的航班、車次、地點，都應當掌握充分並予以再三核對，以免在具體工作中出現重大差錯。
（2）了解己方要求。東道方的有關接待人員，尤其是接待工作負責人，一定要對己方的相關要求有全麵的了解。尤其對以下幾點要予以重視：一是接待方針。它具體涉及東道方有關整個接待工作的基本要求。二是己方的具體意圖。它與迎送工作的具體操作及其結果有直接關係。三是禮賓規格。它是東道方所給予來賓具體禮遇的最明顯的體現。四是禮賓次序。在同時接待多方來賓時，禮賓次序的正確運用關係甚大。五是操作重點。對於迎來送往過程中的某些重點環節，有關人員必須重視。六是有關預案。清楚了解某些用以應對臨時變故的預備方案，不允許一知半解。