在迎接外來賓客時，有幾個比較重要的具體環節需要特別注意。
1.獻花
如在迎接活動中安排向來賓獻花，須用鮮花，並注意保持花束整潔、鮮豔，且忌用**、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。有的國家習慣送花環，或者送一兩枝名貴的蘭花、玫瑰花等。獻花時通常是由少年兒童或少女在參加迎接的主要領導人與客人握手之後將其獻上；有的國家由女主人向女賓獻花。
2.介紹
東道方迎接人員在與客人見麵時，首先要相互介紹。通常先由東道方將前來歡迎的人員介紹給來賓，可由禮賓人員或其他接待人員介紹，也可以由迎接人員中身份最高者介紹；然後再由客人向東道方介紹來賓情況。客人初到，一般較拘謹，主人宜主動與客人寒暄。
3.陪車
客人抵達後，從機場到住地，以及訪問結束後由住地到機場，東道方一般會安排送行人員陪同乘車。乘車時要注意座次順序：上車時客人最好從右側門上車，送行人員從左側門上車，避免從客人座前穿過。如果客人先上車，坐到了主人的位置上時，則不必請客人挪動位置。
4.對一般客人的迎接
迎接一般客人，無須官方的正式儀式，做好各項安排即可。如果客人是熟人，則可不必介紹，僅需向前握手、互致問候；如果客人是首次前來，又不認識，迎接人員應主動問候，主動自我介紹；如果迎接大批客人，也可以事先準備特定的標誌，如小旗或牌子等，讓客人從遠處就能看到，以便客人主動前來接洽。
5.其他事宜
第一，迎送身份高的客人，應事先在機場（車站、碼頭）安排貴賓休息室，準備飲料。第二，安排汽車，預訂住房。如有條件，在客人到達之前將住房和乘車號碼通知客人。如果做不到，可印好住房、乘車表，或打好卡片，在客人剛到達時，及時發到每個人手中，或通過對方的聯絡秘書轉達。這樣既可以避免混亂，又可以使客人做到心中有數，主動配合。第三，指派專人協助辦理出入境手續及機票（車、船票）和行李提取或托運手續等事宜。重要代表團人數眾多，行李也多，應將主要客人的行李先取出，最好請對方派人配合，及時送往住地，以便客人更衣。第四，客人抵達住處後，一般不要馬上安排活動，應稍作休息，起碼給對方留下更衣時間。