在會前的準備階段，要進行的組織準備工作大體上有以下四項。
1.擬定會議主題
會議的主題，即會議的指導思想。會議的形式、內容、任務、議程、期限、出席人員等，都隻有在會議的主題確定下來之後，才可以據此一一加以確定。
2.擬發會議通知
會議通知應包括以下六項內容：一是標題，它重點交代會議名稱；二是主題與內容，這是對會議宗旨的介紹；三是會期，應明確會議的起止時間；四是報到的時間與地點，特別要交代清楚交通路線；五是會議的出席對象，如對象可選派，則應規定具體條件；六是會議要求，它指的是與會者材料與生活用品的準備以及差旅費和其他費用的問題。
3.起草會議文件
會議所用的各項文件材料，均應於會前準備完成，其中最主要的當數開幕詞、閉幕詞和主題報告，其他一些重要材料，還應做到與會者人手一份。要安排好與會者的招待工作，對於交通、膳宿、醫療、保衛等方麵的具體工作，應精心、妥當地做好準備。要布置好會場，不應使其過大，以免顯得空曠無人；也不可使之過小，使場麵擁擠不堪。對必用的音響、照明、空調、投影、攝像等設備，事先要認真調試。所需文具、飲料等，亦應預備齊全。
4.排列座次
舉行正式會議時，通常應事先排定與會者，尤其是其中重要身份者的具體座次。越是重要的會議，它的座次排定往往就越受到與會各方的關注。對有關會場排座的禮儀規範，因不同會議規模的不同，具體的座次排定方式也存在著一定的差異。
（1）小型會議。小型會議，一般指參加者較少、規模不大的會議。它的主要特征是全體與會者均應排座，不設立專用的主席台。小型會議的排座，目前主要有以下三種具體形式。