觀察那些給人感覺“幹練”的職場達人，他們說話普遍都有如下幾個特征：
1．先說結果
一般人對最後成功或失敗的結論，所抱的興趣，總是遠比聽人敘說整件事的過程要來得高。因此，冗長的敘述隻會使得對方不耐煩，甚至遭到對方的責罵。
2．要盡可能的簡短扼要
最理想的方式是：“關於A案，第一是……其次個人觀點是……第三應采取的措施是……”
如果對方提出“關於A案是否可以再做詳細一點的說明”時，再依情況加入一些簡潔的說明即可。
但須格外注意的是，千萬不可因想將語言簡化，而忽略了其中的重點。
總而言之，該注意的重點或該省略的地方，都應注意是否有所遺漏。
必須準確地掌握所要告訴或報告的內容及事實，保持高度的注意及小心應該注意的地方，這樣不至於造成對方的判斷錯誤。
例如，在會議室中召集了許多客戶開會，因討論的內容繁多，必須延長至下午，所以需為到場的客戶代訂中餐。當被問及：“你看今天來了多少人？”如果不用心瞄了一眼便回答：“大約130人。”結果，實際到場人數無論是142人或是128人，都會造成公司的不方便和不必要的損失。
3．向別人報告時，不宜將主觀的意見及感情置入其中
。向別人報告時不該將自己的想法、過去的經驗、感受等加入報告裏麵，應以第三者的立場，冷靜地向對方提出報告。因為在報告中加入個人的想法及感情時，容易誤導對方的判斷，並有失報告的準確性。
例如，與自己不錯的A先生及平時很少打招呼的B先生，在處理某件事情上都因故失敗，在給科長的報告中，你會如何敘述？
對A先生，或許會寫著：“科長，非常的抱歉。關於A先生所犯下的錯誤，我已采取了必要的措施。而其本人也已了解到事情的重要性，請多多包涵。”但對B先生寫的報告，或許會與A先生有天壤之別：“科長，B先生竟沒有完成交給他的任務，不知如何是好。”其實，這些都不是值得讚揚的方式。在提出報告時，自己應處於第三者的立場，以公正的態度提出報告，對於公司或自己的未來，都是有好處的。