推銷員對客戶信息記錄的最終目的是建立自己的客戶檔案，這樣即使時間緊迫，隻要抽出一點時間瀏覽一下客戶檔案，就能立刻對客戶的信息了如指掌。
在這方麵，喬·吉拉德是個典範。
喬·吉拉德說：“你要記下有關客戶和潛在客戶的所有資料——他們的姓名、地址、聯係電話，他們的孩子、嗜好、學曆、職務、成就、旅行過的地方、年齡、文化背景及其他任何與他們有關的事情，這些都是有用的推銷情報。
“所有這些資料都可以幫助你接近客戶，使你能夠有效地跟客戶討論問題。談論他們感興趣的話題，有了這些材料，你就會知道他們喜歡什麽，不喜歡什麽，你可以讓他們高談闊論，興高采烈，手舞足蹈……隻要你有辦法使客戶心情舒暢，他們就不會讓你大失所望。”
當然，客戶檔案的建立不僅要隨手記錄下來，還必須及時進行檔案整理。
剛開始工作時，吉拉德把搜集到的客戶資料寫在紙上，塞進抽屜裏。後來，有幾次因為缺乏整理而忘記追蹤某一位準客戶，他開始意識到自己動手整理客戶檔案的重要性。他去文具店買了日記本和一個小小的卡片檔案夾，把原來寫在紙片上的資料全部做成記錄，建立起了他的客戶檔案。
即使對於已經成交的客戶，這些檔案記錄也能發揮作用。通過對這些客戶購買記錄的詳細分析，可以把握住客戶的深層購買趨勢，從而便於進行更持久的銷售。其實，這種檔案管理與分析的方法不僅僅是推銷員的特例，也是諸多商家采取的一種策略。
在這一方麵，華登書店做得非常好。他們充分利用客戶購買記錄來進行多種合作性推銷，取得了顯著效果。最簡單的方法是按照客戶興趣，寄發最新的相關書籍的書目。
華登書店把書目按類別寄給曾經購買相關書籍的客戶，旨在鼓勵客戶大量購買。除了鼓勵購買之外，這也是一項目標明確、精心設計的合作性推銷活動——引導客戶利用本身提供給書店的資訊，滿足其個人需要，找到自己感興趣的書。活動成功的關鍵在於邀請個別客戶積極參與，告訴書店自己感興趣和最近開始感興趣的圖書類別。