信息種類
項目信息是指報告、數據、計劃、安排、技術文件、會議等與項目實施有聯係的各種信息。項目信息在項目實施過程中有非常重要的作用,收集的項目信息是否準確,項目信息能否及時傳遞給項目利害關係者,將決定項目的成敗。因此,要對項目信息進行係統科學的管理。那麽,項目信息有哪些呢?可以發現,項目信息在項目組織內部和該組織與外部環境之間不斷的流動,從而構成了“信息流”。按不同流向,項目信息可分為以下幾種:
1.自上而下的項目信息
自上而下的項目信息是指從項目經理流向中低層管理者乃至班組工人的信息;或在分級管理時,每一個中間層次的機構向其下級逐級流動的信息,即信息源在上,信息接受者是其下屬。這些信息包括管理目標、命令、工作條例、辦法、規定和業務指導意見等。
2.自下而上的項目信息
自下而上的項目信息是指由下級向上級(一般是逐級向上)傳遞的信息,這些項目信息的信息源在下,而信息接受者在上。這些信息包括項目管理中有關目標的進度、成本、質量、安全、消耗、效率情況,工作人員的工作情況,和一些值得引起上級注意的情況、意見以及上級因決策需要下級提供的資料等。
3.橫向流動的項目信息
橫向流動的項目信息是指項目管理班子中同一層的工作部門或工作人員之間相互交流的信息。這種信息一般是由於分工不同而各自產生的,但為了共同的目標和相互協作又需要互通有無。在特殊情況下,為了節省信息流動時間也需要橫向交流的信息。項目經理的主要職能之一就是采取有效措施防止橫向信息流通的障礙,發揮其應有的作用,尤其在直線製組織結構中更要注意這一點。
4.以顧問室或經理辦公室等綜合部門為集散中心的項目信息