會議最簡單的概念，就是麵對麵交換意見，具體地說，就是企業中的有關人員，就某個議題，在指定的時間、指定的地點，進行麵對麵討論，形成某種結論。
據專家估計，在企業行政管理方麵用於開會的時間多達1/3，幾乎沒有一家企業沒有一天不舉行各類大大小小的會議。會議成為一個企業正常運行的必要手段，成為一個企業議事決策的主要方式。盡管通訊手段的發展減輕了麵對麵交換意見的“會議負擔”，但隨著企業經營內涵的深化和經營業務的擴張，又不得不以會議的形式共商大事。因此，我們無法取消會議這種形式。
開會的目的在於集思廣益，溝通意見，糾正偏差，統一意誌，提高行動能力，進而促進問題的解決。我國因為諸多方麵的原因，一直以來存在“會海”的毒瘤。這裏所指的“會海”，是指那些又臭又長、議之無物或議而不決的形式主義會議；最後，導致許多會議皆流於發紀念品的行動。這個毒瘤的存在，嚴重影響企業的決策，必須馬上切除。
因此，企業需要加強對會議的管理，包括會前準備、會中任務和會後工程，以提高會議效率。
準備工作
任何會議都必須有目的、有計劃和有組織地進行，“凡事預則立，不預則廢”。對會議做出事先安排與準備，是提高會議效率的必要條件。會前準備工作的程序如圖4-1所示。
圖4-1會議準備程序
中小企業的例會，準備工作不十分複雜。而對一些重要的大型會議，往往需要從辦公部門抽調人員組建籌備組，嚴格按程序做會前準備。所以，會前準備要視具體會議規模和重要性而定。在這裏，把握會前準備要領是很重要的。
1.明確與會者
對企業來說，真正創造價值的領域是生產經營過程，而不在會場上。減輕每個企業成員的會議負擔，無疑是一種人力資源的節約，使更多的人能為企業創造價值。現實生活中，很多人把開會當作一種“待遇”，當作一種身份和地位的象征；更有一些人習慣於在會議桌上實現自我價值，尋找自我感覺，尋求各自所要的東西等，結果使會議流於形式，或議而不決。提高會議效率，應從確定與會者開始。