行政辦公室的主體事務，就是處理或收發往來信函，起草對內外公文，包括起草、分發、保管一些秘密文書，辦公室秘書的稱謂就是這樣來的。
辦公室是企業內外的行政事務信息的“匯集場所”，而信息傳遞較為可靠的載體就是各類文書。所以，辦公室在日常工作中，需要處理大量的文書。企業經營活動的順利進行，有賴於辦公室人員處理“文山”的能力與效率。因此，如何有效地管理文書，在21世紀高效率、高節奏的今天，成為企業人員所必修的功課。
提高文書管理效率
提高文書管理效率，必須從了解文書管理體係開始；必須從紛雜的文書流轉體係中跳出來，站在更高處領略一下企業往來文書是怎樣流轉的。
1.文書的種類
本來意義上的“文書”概念是很清楚的，是指“文章”和“書籍”。隨著科技進步，文書的載體不再限於紙類，文書的內容不再限於文字與符號，而是有了膠卷、照片、錄音帶、錄像帶和光盤，有了聲音、畫麵與圖像。
所以，對於“文書”的概念，隻能從它的機能上去把握。我們可以把“企業經營活動的信息傳遞與信息保存的載體”統稱為“文書”。它有兩層含義，一是記載企業經營活動信息的載體；二是記載的信息能夠跨越時間和空間異地傳遞與保存。文書的分類如表4-9所示。
表4-9文書分類表
2.文書管理體係
對文書從產生到廢除或歸檔的一連串過程，按一定的標準進行管理，可稱作“文書管理”。
文書的流轉過程或文書的管理過程，可以用文書管理流程圖進行描述，如圖4-5所示。
圖4-5文書管理流程
文書管理體係分為兩個部分，一是“文書處理”；二是“文書檔案”，可以用文書管理體係圖表示，如圖4-6所示。