在企業中常常有這樣的現象：不隻是其他部門的人員，就是采購員自身，大多數對采購的理解也往往局限於“購買”和輕鬆地“花錢辦事”，似乎與企業經營的戰略和管理的績效無多大的關係。這種不合乎國際運營規範的理念和封閉無知的認識，極大地影響了相當一部分企業的經營業績和管理效率。
采購是生產經營活動的起點，采購物品質量的高低，將直接影響到產品的質量，采購物品價格的高低，直接影響到產品成本，進而影響企業的盈利水平。特別是企業之間產品質量相差無幾的情況下，采購流程決定供應鏈的競爭力。采購流程是否規範，采購效益與效率的高低，直接決定企業的盈利能力和市場競爭力，決定企業的生存和發展。如果企業不重視采購體係的建立、流程的規範，如果采購員仍局限於原始落後的人為行事、缺乏職業專長和管理素質，企業就會陷於效率低下和被淘汰的危險境地。
因此，規範采購程序，建立采購管理機製，選擇合理的采購方式、采購晶種、采購批量、采購頻率和采購地點，可有效地控製采購成本費用，保證企業效益的最大化和成本的最小化。
在這方麵，不論是鬆下、通用汽車等老牌企業，還是戴爾、惠普等新興企業，都打造了強大的采購部門，製定了完善精密的采購製度。他們的成功經驗可以為其他企業所借鑒。
要規範采購程序，可以從以下幾方麵做起：
1.製訂采購計劃，改變盲目采購
有些企業采購從不計算采購成本，需要時就隨意采購。這種隨意采購也會增加企業的成本。
比如，下麵這位員工就是隨意采購的典型。
星期五下午快下班時，一位采購員還在忙著打印發給各個供應商的信函。他有1500封信要寄給供應商，而且這些信必須在郵局下班前寄出才能保證所有供應商都能在下周一之前收到。