什麽是“倒數計時法”？就是要用倒數計時的形式，強迫自己在截止時間前盡快地完成一項既定的工作。這在會議管理、個人工作規劃和團隊進度管理上，都是一種行之有效的方法。利用它的主要原則有兩條：
·第一，一定要限定最晚時間，讓工作的周期有最基本的保證；
·第二，通過倒數計時製造緊迫感，督促自己（人們）加快速度。
2008年，我為公司的培訓機構和傳媒部分別引入了這項製度，首先用倒數計時的方式管理各級會議，要求所有的會議都盡可能縮短時間。後來，我又把它推廣到了每個部門、每名員工的任務管理中。我說：“沒有工作是可以無限時延期的，在這裏沒有。我不希望聽到有人說：‘呀，還有20分鍾就要上交報表，可我還沒開始，誰能幫幫我？’對不起，公司不歡迎這樣的員工。”
馬裏蘭一家公司的行政主管丹娜·懷特（Dana Wright）正被拖延時間的“惡性循環”搞得焦頭爛額——她的工作動力隨任務堆積得越多而降低。也就是說，隨著任務不斷增加，她的工作動力則飛速下降，處理工作的速度愈加緩慢，內心的壓力當然已經到了使其崩潰的邊緣。
在坐在我麵前的15分鍾內，她喝了兩杯水。談及自己的狀態時，她依然十分緊張，雙手互搓，雙腳不停地輕輕顫動：“那一刻，我突然如噩夢中驚醒一樣，發現所有的工作都到了交付的截止日期，老板和副總裁分別來了電話，然而自己卻沒辦法開始動手做任何事情。我意識到自己像做捉迷藏遊戲一樣迷失了自己。”
懷特繼續說：“有許多同步進行的工作，這讓我感到焦慮。我安排了日程表，也限定了截止時間，但有三分之二的部分始終沒有開始。我不知道為什麽，一切都稀裏糊塗的。現在我簡直要咆哮了，這是什麽鬼工作！”