音控組和財務組的工作人員看似在後台默默無聞，實際上卻是正常活動的物資保障者。在整場活動中，需要準備和管理物資最多的就是這兩個崗位的工作人員。從表麵上看，音控組和財務組的工作人員隻需要在活動現場直接參與並協助工作即可，但實際上這兩個崗位最關鍵的工作卻是在活動開始之前就要做好充足的準備。
一、音控組的工作職責和流程
就像我們觀看一場電影或者舞台劇一樣，如果讓我們忽略這場電影的配音，或者舞台劇變成了一點兒聲音都沒有的啞劇，很多信息就無法有效傳達給客戶了。音樂是現場活動氛圍營造的關鍵因素，活動開始之前、遊戲環節、關鍵人物登台、會後促成等環節，都需要運用不同的音樂和影像來向客戶傳遞關鍵信息，所以音控組的工作人員是非常重要的。他們需要掌握基本的音樂常識，並且認真負責，好的音控師絕對不會在現場循環播放一首音樂。
那麽音控師的工作職責主要有哪些呢？音控師要負責調試設備、準備音樂包、視頻包和PPT。這裏說的PPT的準備不是由音控師進行PPT的設計和整理，而是要負責調試和演示，確保PPT能夠在活動現場的電腦中播放。
1．現場設備的管理
所有的電子產品都由音控人員統一管理、統一發放、統一回收，要準備兩台電腦（以備意外發生，進行替換）、投影儀、遙控筆、麥克風等設備。音控師不僅要準備這些設備，還要進行設備的調試。活動的舉辦場地往往沒有專業的音控師，可能導致音控台放在房間裏卻沒有工作人員會使用的情況出現。音控師可以在工作之餘認真學習和了解部分調音台的使用，這樣也可以避免臨場出問題的尷尬。
2．資料包的整理
由於設備都是由音控師進行管理和調試的，所以他們還要負責收集活動主講PPT和視頻文件，音控師不能隻負責收集相關資料就結束。音控師負責最後的資料收集主要目的是將PPT和視頻音頻文件在設備上進行調試，避免出現不同格式文件的不兼容，保證有些插入文件和特殊格式的文件能夠打開，最大限度地降低現場意外發生的概率。