在一個組織中，每個成員各在不同的崗位、分屬不同的層級，加上每個人的背景也不同，因而每個人在組織中往往會看到不同的角落、發現不同的問題。主管要如何搜集到各種不同的問題與看法呢？這是一個相當值得探討的課題。有時候，一個意見沒辦法被順利地反映出來，並非主管或其他聽取意見者刻意地忽略，而是因為意見的反映在一種很“自然”、不經意的狀況下，就被澆熄了。如何避免這種情形的發生，是一個管理上的重點。
為什麽意見的反映會在很“自然”的狀況下被澆熄呢？除了提供意見者本身的自我退縮，並未積極、主動地將意見反映出來的因素之外，更常見的因素是出現在意見反映的過程當中。這可以先從提供意見者與接收意見者雙方狀況的差異來看。當一個人要提出一個意見之前，勢必已經在腦中經過相當程度的思考，並且把自己認為不正確的部分排除掉。因此，當他把意見提出來的時候，理論上來講，其內容都會是他自己認為是正確的。但是，意見接收者的狀況卻不一樣。對意見接收者（可能是主管或其他平行單位）而言，通常是在聽到這個意見的時候，才開始針對此一事項進行思考，因此時間相當短暫。在這種情形下，如果接收者未能培養良好的聽取意見與響應的習慣，而是聽到意見卻不去了解，或是僅僅給予一個簡單的答案，甚至聽了意見卻不置可否，便很容易在無意之間，將意見反映給澆熄了。事實上，意見提供者的意見是在腦中經過一段時間的醞釀、營造才提出來的，絕不是接收者一個很簡單的答案足以回答的了的。
一般人對於被別人說“No！”的記憶會特別深刻，而“不置可否”同樣會被視同為“No！”特別是意見提供者先將問題仔細思考清楚，在正要提出來的時候，情緒也會因而升到最高點。但是接收者僅僅回以一句簡單的“No！”或是不置可否，則提供意見者會感覺像是被澆了一盆冷水，情緒一下子從高點跌落穀底，留下印象的強烈程度可見一斑。由於一般人往往隻會記得被說了多少次“No！”其反映意見的熱情也因此被澆熄了。