身在辦公室，我們主要的精力當然是在工作上。然而來自各方麵的打擾無可避免，其中電話和來自上司、下屬等的打擾則最為平常，以致有人抱怨難平。對待這樣的打擾，有人全麵出擊來對付，有人消極地應付，也有人視而不見。全麵出擊的人終會被卷入其中，讓自己疲勞不堪；消極應付和視而不見的人有可能錯失良機或貽誤大事。那麽究竟怎樣做才算是可取之道呢？無論怎麽做，我們的目的都是，將被打擾的時間縮短，將其負麵影響減至最少。
為了減少接聽和撥打電話的幹擾，我們需要運用以下藝術。
第一，事先約定，提前準備。跟你的客戶提前溝通好打電話的時間，跟你的朋友、熟人、家人約定好上班時間盡量不打電話，這不是不近人情。這樣可以避免你在全神貫注工作時被打斷，或在電話急用時占線，或接不到該接的電話，從而減少時間的浪費。
第二，開場白簡短而明確。工作之外，我們平常給人打電話大多出於聯絡感情需要，開場經常是幾句或一段寒暄，比如“最近忙不忙啊”、“在哪裏發財啊”、“與對象感情進展怎麽樣了”等。而在辦公室場合就應該減少寒暄，盡量從工作角度出發，使用簡短而明確的開場白。
比如在辦公室裏，你需要打電話給某位合作夥伴，不妨開門見山：“您好，我是×××，我給你打電話是因為……”或“您好，我是×××，想就××事跟您……”如果接到陌生人來電，你可以說：“您好！這裏是×××。請問您有什麽事需要幫忙嗎？”或“好久沒有收到你的消息了，請問有什麽事需要幫忙嗎？”等等。
第三，嚴格圍繞主題，控製通話時間。打電話的時候，記得隨手做記錄，不管是自己的還是代接。以免掛掉電話後忘記了某些細節信息，而不得不重新聯係。另外，還需要注意，談話圍繞同一個主題，提醒自己控製時間。有些人一拿起電話就開始喋喋不休，說著說著就偏離了主題。遇到這種情況，你不妨直言：“我想您的時間也是有限的，請說重點部分好嗎？”“您看我們今天的討論是不是先到此為止呢？”