在批評的同時，千萬要用詞恰當。“你是騙子”、“你太沒有信用”等話會刺傷對方。隻要評論事實即可，即使是對方沒有信用也不能如此當麵斥責。此外，千萬不要否定部屬的將來。“你這人以後不會有多大出息”，“你這樣做沒有人敢娶你”，“你實在不行”。領導是不該說出這樣的話的。須以事實為根據，就事說事，就部下目前情形而論，不要否定部屬的將來。
應該用具體的事實作例子，最好從最近發生的事情說起。避免做人身攻擊，例如開門見山地說：“你工作不力。”這類批評容易引起對方的不滿，甚至導致衝突；妥當的方法是舉出具體的事實說：“你的報告，比預計的進度慢了兩天。”
當然，如果在批評中加些讚美詞作點綴，其效果會更加好。
歐美一些企業家主張使用“三明治”批評方法，即在批評別人時，先找出對方的長處讚美一番，然後再提出批評，力圖使談話在友好的氣氛中結束，最後再使用一些讚揚的詞語。這種兩頭讚揚、中間批評的方式，很像三明治這種中間夾餡兒的食品，故以此為名。用這種方式處理問題，對方可能不會太難為情。減少了因被激怒而引起的衝突。這種方法在很多情況下是比較有效的，其優點就在於由批評者講對方的長處，起到了替對方辯護的作用。對方的能力、為人、工作是否努力等方麵，有很多可以肯定的地方，批評者如果視而不見，對方可能會覺得不公平，認為自己多方麵的成績或長期的努力沒有得到應有的重視，而一次失誤就被抓住，大概是對方專門和自己作對。而批評者首先讚揚對方，就是避免對方的誤會，表明領導對他的工作的承認，使他知道批評是對具體事而不是對人的，自然也就放棄了用辯解來維護自尊心的做法。