古埃及書吏的藝術形象是個盤腿而坐的人，書寫工具擺在膝上，隨時準備著接到命令就行動。而古典時代的書吏也同樣一直處於活動之中：他們是職員而非官員。我們永不會發現任何古代的辦公樓或者書桌。說起來令人驚訝，當古代行政管理部門需要一個隱喻性的名稱時，被選中的不是笨重的家具，而是書吏的便攜式手提袋(scrinium)。行政管理是圍繞人運轉的，而非圍繞地點或者建築，也不是圍繞文檔，盡管有那些堆積如山的紙草。
文檔被存放於檔案室中，經過考古挖掘部分檔案室已重見天日。然而，紙張可能保存下來，文件櫃、索引卡片、參考編號以及注冊表格等卻不可能。羅馬人匯集文檔的方法是把它們按時間順序或者按字母順序粘貼在一起，其中按字母順序的方法雖然很方便，但絕非慣常的方法。他們偶爾會利用抄本(codex)[23]以書籍形式介紹文檔，但對於需要經常參考的真正重要文檔而言，較好的選擇是建立文檔保管處，羅馬人對此卻並不知曉。紙草文檔存放在檔案室中，但眾所周知，多數情況下紙草的保存狀況並不好。那為什麽不在乎這些呢？因為在檔案室的形成過程中，對庫存文檔的檢索並非特別重要的考量。在檢查某一特別稅的收取或者執行某決定的過程中，稅收攤派通知、來自指揮官的信函、繳稅收據、出生登記等隻會用到一次。有可能會有第二次使用文檔的要求，但多半隻是全部文檔中的一小部分會被再度瀏覽。對一件文檔的查看可謂相當嚴肅的事情。比如一位向哈德良請願的人(在銘文中)稱：“為此，虔誠而仁慈的愷撒命令：如你父親所願，交給我一份你的記錄(commentarii)抄件。”行政管理過程是一種恩惠、一種特權、一種奇跡，這就是為什麽在此類隻記錄碑銘買主引以為傲事物的文檔中，這些對我們而言相當無聊的細節會被全文照錄。因此，這篇(銘文)實際上保存下了哈德良下達給自己秘書的命令：“斯塔西穆斯(Stasimus)，達佩尼斯(Dapenis)，請發布記錄文件中的決定或者意見(edite ex forma)。”認證是個大問題，該問題從未完全解決，不過這也有助於防止過度依賴文檔的權威性。帶有皇帝私章的戒指，即“印戒”(sardonychus)一詞，成了“宮廷內府部門”的稱謂(參見例, ILS 1677)，不過常常有傳聞稱皇帝印戒已落入未經授權的官宦手中。皇帝會利用法典，但大多為很簡單的法典。濫用公職係統的主要原因在於，沒有一種可靠的方法確保僅僅是數量有限的人擁有官方特許，有權要求款待和服務。文件分發是另一個大問題。雖然具有通訊的效率，但係統交換文檔信息的困難程度對於我們來說，是極難想象的。圖拉真皇帝在一封寫給普林尼的信函中做出了一些有關行政管理的重要指示，但這些信息在臨近的亞細亞[24]都不為人知，更遑論下日耳曼尼亞(Germania Inferior)地區了。這大概也是普林尼的後人公開其信件的真實原因之一。這樣的困難無疑會成為建立單一帝國行政係統的嚴重阻礙。