主持會議並能控製會議的順利進行是一門重要的管理藝術。主持者主持會議時，遵照會議規則是最基本的要求，但在會議進行過程中常會因情況的不同發生一些變化，根據不斷變化著的情況，主持者可靈活地采用各種措施和方法，有針對性地調整各種關係，解決各種隨機性問題。為此，會議主持者需要掌握會議中經常出現的現象，以便有的放矢地控製會場情況。會議中常見的情況有：
現象一：沉默。主持者在主持會議的過程中，經常會遇到無人發言或某一部分人毫無反應的現象。
現象二：離題。會議活動過程中，常會有一些發言者出現離題、跑題的現象。
現象三：無謂爭辯。在對某個問題進行討論時，與會者往往會各持己見，據理力爭。
會議上出現沉默、冷場、無謂爭辯等情況時，主持人應該怎麽辦？
當在討論中，遇到無人發言或無任何反應，陷入沉默狀態或出現冷場時，主持人應分清沉默的原因，分別采取相應的對策措施。
如果是與會人員因為膽小害羞、缺乏經驗而保持沉默，主持人應該主動鼓勵他們發言，也可以進行啟發或提問，並告訴他們說錯了沒有關係。當他們發言時，應從表情上顯示對他們發言很感興趣，同時對他們發言中合理的方麵及時給予肯定，打消其害羞沉默狀態，增強其發言的信心和勇氣。
如果是與會人員有顧慮、怕言多必失而保持沉默，主持人就應努力創造一種民主、寬鬆的會議氣氛，打消他們的思想顧慮，鼓勵他們暢所欲言，敢於發表自己與眾不同的觀點，敢於講真話、講實話。
如果是與會人員清高閉守、不肯多言而保持沉默，這一類人往往閱曆較深，處事比較嚴謹，有自己的見解。他們一方麵想表現自己，另一方麵又擺出一副清高不凡的架子。對這類人，主持者應該多給他們一些鼓勵和尊重，讓他們感覺到自己的意見很重要。比如：“老張，你對這個問題很有研究，是這方麵的專家，大家都想聽聽你的看法。”這樣，老張受到鼓勵和尊重，就很難再次推托。