溝通前，管理人員要弄清楚做這個溝通的真正目的是什麽，要對方理解什麽。漫無目的的溝通就是通常意義上的嘮嗑，是無效的溝通。確定了溝通目標，溝通的內容就圍繞溝通要達到的目標組織規劃，也可以根據不同的目的選擇不同的溝通方式。
溝通過程中不可避免地存在爭論。軟件項目中存在很多諸如技術、方法上的爭論，這種爭論往往喋喋不休，永無休止。無休止的爭論不能形成結論，而且是吞噬時間的黑洞。終結這種爭論的最好辦法是改變爭論雙方的關係。
爭論過程中，雙方都認為自己和對方在所爭論問題上地位是對等的，關係是對稱的。從係統論的角度講，爭論雙方形成對稱係統，而對稱係統是最不穩定的，而解決問題的方法在於把對稱關係變為互補關係。比如，某一方放棄自己的觀點或第三方介入。
項目經理在遇到這種爭議時一定要發揮自己的權威性，充分利用自己對項目的決策權。
如果你是一個下屬，為了避免無休止的爭論，你可以先確定你的主管是否可以溝通。主管對於你的意見通常會有以下5種可能的回答：
1.完全同意：“我完全同意你的看法，也會全力地支持你。”
2.同意：“我並不是完全同意，但是我相信你的判斷。”
3.不置可否：“我不同意你的看法，原因是……不過很謝謝你的意見。”
4.不同意：“就照我的方法做。”
5.完全不同意：“我絕不允許有這樣的想法，更不允許再聽到這樣的想法。”
如果你發現，在溝通過程中，主管的回答多半是前三種情況，就表示這個主管是可以溝通的，願意接受別人的想法。如果多半屬於最後兩種情況，就代表他是不容易溝通的人，總是聽不進別人的意見，衝動做出決策，不願意反省，隻注重個人利益或權力。在這樣的主管麵前，不論你提出什麽樣的想法或意見，都不會被虛心采納。