電子郵件以及實時通信技術是一種幸福，同樣也是一種詛咒。因為它，你可以看到全世界；也因為它，你被雜亂、沒有焦點、不必要的訊息給淹沒了。你應該做的是知道何時關閉你的虛擬溝通之門。有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上。
賈德納市場研究公司（Gartner Research）認為，現代人無可避免地陷入了所謂的“無所不在的聯結”（pervasive connectivity）的處境中，所有人在任何時間都可以接觸到你。不僅僅是電子郵件，還有微信等各類社交APP。
這些科技讓我們可以實時與人溝通，我們也自然而然地覺得必須隨時讓人找得到、及時回應接收到的每條消息、必須立即完成每件事，從而導致所有人都因為這種不切實際的約束而工作過量、過度消耗自己。
垃圾郵件的泛濫是使我們工作過度的原因之一，但更重要的是，我們不知道如何利用客觀的標準快速有效地過濾以及編輯大量的信息，花費太多精力在不重要的信件上，真正需要你注意的卻被遺漏了。
正確的過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你今天非看不可的理由，就可以暫時排除。這樣至少可以排除50%的郵件。
第二步開始迅速瀏覽其餘的每一封信件內容，除非信件內容是近期內（如兩星期內）你必須完成的工作，否則就可以暫時排除。這樣你又可以再排除25%的信件。
前兩個步驟所花費的時間不應超過10分鍾。現在你的信箱應該隻剩下25%的信件，但是並不表示你必須閱讀剩下全部信件。你必須判斷這封信件：
（1）是否與你現在的工作內容有關？
（2）是否提到你必須完成哪些事？
（3）是否說明應達成什麽樣的目標？
（4）是否列出可使用的資源？
如果回答都是否定的，就直接排除或是回複給寄件人，請求對方盡快回複以上的問題。完成以上三個階段的步驟，你應該可以成功地排除90%的無用信件。