根據工作的輕重緩急來組織和行事，就能把工作逐一歸類。用有限的時間去做最重要的事，你將不再為繁忙的工作所累，也不會再在沒有多大意義的事上浪費時間。
大家應該都知道這樣一個道理：如果先將一些大石塊放進一個杯子裏，那麽之後還可以向杯子裏灌進沙子和水。這大石塊就相當於工作中最重要的事情，而沙子和水則是細碎的瑣事。先做重要的大事，細碎的小事一定還有時間可以做完。但如果我們先把沙子和水放到杯子裏，也就是說如果優先處理了瑣碎的事情，那麽就會如同那些大石塊放不進杯子裏一樣，我們就沒有足夠的時間或精力去完成重要的事了。如果我們分不清事情的輕重緩急，把主要精力放在微不足道的事情上，那麽重要的事情就很難完成了。
我們在工作中難免會被各種瑣事、雜事所糾纏，如果沒有掌握高效能的工作方法，就會被這些事弄得筋疲力盡、心煩意亂，總是靜不下心來做該做的事。或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最應該做的，結果白白浪費了時間。
許多員工認為，隻要做事就有生產力，有生產力就會有成果。他們會擬訂一份很長的任務清單，按上麵所列的任務逐一去做，自信自己效率很高能夠完成。他們似乎一直都很忙碌，沒有喘息的機會，而且也是按著任務清單一一做完的，但達不到自己想要的成績。這一切都是因為他們把真正要緊的事遺忘在了一旁，也沒有針對實際情況去做任務的分類，出現這種結果也就不足為怪了。
由此可見，單單列一張任務清單是遠遠不夠的，清單上的任務還要有一個先後順序，就是要體現出主次地位，也就是我們這一節要講到的優先要務。
凡事都有輕重緩急，重要性最高的事情，是不應該與重要性最低的事情混為一談的，而是要優先處理。因此，列任務清單最重要的一點是要分類，將優先要務提煉出來，並確保你能時時盯緊這些最重要的事情，這樣可以幫助你克服拖延的毛病。如果你養成了根據工作的輕重緩急來組織和行事的習慣，你就能合理地支配時間，有條不紊地按照重要性把工作逐一完成。這樣你將不再為繁忙的工作所累，也不會再在沒有多大意義的事上浪費時間，而知道什麽事情最重要的員工，在處理這些優先要務時也很少會有拖延的情形發生。所以說，想成為優秀員工，就必須學會根據自己的核心價值，排定日常工作中的優先事項，並在自己的例行工作中養成這種習慣，堅持下去。