每個人都會說話，每個人都會發送信息，也都會搜尋和接收信息，但這並不意味著每個人都可以成功地與人進行溝通，可以很好地進行信息的分享，一次成功的溝通往往需要掌握各種能力和技巧。有人曾做出總結，認為成功溝通至少應該具備四種能力：接受、發送信息、關係、組織。
接受
所謂“接受”指的是對信息的接收和接受，即信息接收的能力。接受信息的能力其實在某種程度上就是靈活運用各種感知器官的能力，而出色的信息接收能力體現為在溝通時搜尋和把握自己所需信息方麵，這是一種全方位接觸信息，並進行過濾、甄別和重點把握的能力。有些人的信息接收能力很強，有的人則很弱，就是因為他們在溝通中注意和把握那些重要信息的能力不同。
任何人想要在溝通時提升接受能力，往往需要把握三個方麵：保持開放的感官渠道，通過整個感官係統來感知和接收信息；製定全麵的感知策略，有技巧地提升信息感知效率；做好調整自己感知的準備，從而強化信息感知能力。
發送信息
“發送信息”是指將信息傳達給他人的過程和手段，這是信息輸出的範疇，目的是向別人表達自己的想法，或者分享自己的觀點。發送信息並不是簡單地把話說出去，或者將信息以文字的形式告知對方，它需要講究結果，也就是說，發送者在表達和傳遞信息的時候，應該盡可能地引起對方的注意，盡可能地被對方認可和接受，這對信息發送者來說是一個重要的考驗。
為了確保發送信息更加順利，保證接收者能夠更好地接收這些信息，發送信息的時候需要掌握一些技巧，其中包括語言使用技巧，需要使用一些實用性的語言以及富有創造性的詞語；需要控製和調整好說話的聲音、速度、力度，最好能夠做到特點鮮明；在表達的過程中，可以使用口頭語言、文字、肢體語言等多種表達方式，同時確保語言和修辭方式的一致。