每一個團隊都會定期或者不定期地召開會議，這些會議的內容很豐富，包羅萬象，但無非是製定決策或者就某個問題達成一致的看法。從某種意義上說，團隊內部的一些比較重大的決策以及有關團隊發展的規劃都是在會議中形成的，一些重大問題的解決方案也是在會議中醞釀出來的。
開會是不是一種必需品？答案當然是“是”，任何一個團隊都要借助會議來解決問題。一些人也許會認為開會無非是談論一些重要話題，既然這樣，那麽完全可以在日常對話中解決問題。但相比之下，開會擁有很多優勢，比如開會人數眾多，因此信息輻射的範圍會更廣；開會更加嚴肅，也更加權威，其內容往往更容易形成條文；開會更加民主，可以讓更多人參與到團隊決策當中來。
不過每一個參加工作的人，可以捫心自問一下，今天是否需要參加會議，這一周參加了多少會議，這個月還有多少會議需要參加？而在所有參加過的會議中，又真正說了多少重要的東西？如果將那些開會的時間用於工作，人們能夠做些什麽，又能夠完成多少工作呢？
許多人或許都沒有考慮過這些問題，因為對他們來說，隻要有問題出現，隻要有事情要做，就有必要開會，開會就像一個萬能的溝通形式。而正是因為頻繁召開會議，開會成為形式主義最嚴重的溝通形式。比如很多團隊管理者非常喜歡開會，團隊經常一周之內要召開好幾次會議，可是團隊的業績並沒有得到實質性的增長，內部的執行依然得不到任何改觀。
為什麽頻繁開會反而會擾亂團隊內部原有的運作體係呢？這就要從頻繁開會的動機說起，比如想法太多太雜，或者計劃朝令夕改，不得不開會；管理者能力太差，不得不開會解決問題；團隊內部缺乏溝通，不得不多次開會進行強調；團隊注重戰略規劃，而不注重執行。這些問題都是造成會議頻繁的原因。