在日常生活中，最常見的溝通模式是麵對麵地交流，溝通雙方可以借助口頭語言和豐富的肢體語言進行談話，所有的交流都是可見、可感知的，彼此之間能夠盡可能地了解更多的信息。一般來說，麵談是最合適的溝通方式，溝通者不僅可以通過口頭表述、文字閱讀來彼此告知相關的信息，還可以通過肢體語言來釋放信號或者通過觀察他人的行為動作來猜測對方的想法，了解他人的信息反饋。
在麵談的時候，往往可以更加靈活地使用各種溝通技巧，選擇最合適的方式來說服他人。此外，麵對麵交流時，雙方能夠加深彼此之間的了解，同時明確自己該重點談論什麽，需要談論什麽以及什麽內容不能談論。
不過麵談有一個最大的缺陷，就是必須確保溝通雙方同時在場，無論是時間還是地點都必須得到統一，可是在日常生活和工作中，人們很容易受到時間、地點的製約，因此很難創造麵談的機會。此外，麵談的信息傳播範圍比較狹窄，在多人溝通時，信息傳輸的速度和數量都難以得到保證。
正因為如此，人們需要在麵談這種溝通模式之外，尋找其他的溝通模式，而打造這些溝通模式往往需要借助一些溝通工具，其中比較常見的是借助文字和紙張來溝通的書麵表達。書麵表達的形式多種多樣，比如內部的文件發放就是一種書麵溝通形式，它包括以紙張製定的文件通知、方案報告、會議記錄、參考資料等。
而書麵表達最常用的工具就是紙張，在電話發明之前，借助紙張來傳遞信息是一種非常普遍的做法，而這種溝通模式的優勢是：全員發放，傳播範圍廣；信息記錄時間長，可以作為依據；文件化的信息，往往具有製度化和權威性的特點。
正因為擁有以上幾個優勢，利用紙張進行書麵表達往往會特別注重一些比較正式的、比較重要的信息。比如團隊通常會製定各種各樣的規章製度，以此來約束成員的行為，可是製度的製定和明確不能僅僅通過口頭描述來通知其他人，畢竟口頭上的話很容易忘記，出現變動和誤讀的可能性很大，而且還缺乏權威性，如果團隊的製度都是口頭性質的指示，那麽這些製度的說服力和約束力將會下降。而將所有的製度印在紙張上，就可以實現製度的文件化、文本化，這種文本化的製度具有天然的約束力。管理者隻要將紙張張貼在團隊內部比較顯眼的地方，就可以時刻提醒內部成員注意自己的言行。