在生活和工作中，經常會用到各種各樣的溝通工具，這些溝通工具各具特色和優勢，並沒有絕對意義上的優劣之分，無論是哪一種溝通工具，隻要能夠提升溝通效率，隻要能夠產生良好的溝通效果，那麽就證明它是實用的。一般來說衡量溝通效果有四個指標，它們分別是：方便性、及時性、有效性、可追溯性。
方便性指的是溝通工具隨時隨地可以使用；及時性是指溝通雙方可以在最短時間內彼此聯係，而不會出現時間上的拖延；有效性是指溝通的效果非常好，雙方之間不會存在溝通不暢的情況；可追溯性是指雙方的溝通內容或傳遞的信息會被保存下來。通常來說，隻要能夠滿足其中兩個指標，就可以證明這個溝通工具具有良好的使用效果。
而在現代生活中，電話就是一個基本符合以上幾個指標的溝通工具，首先，手機可以隨身攜帶，這樣就使得通話可以隨時隨地進行，完全不受空間的限製；其次，電話可以進行長途通話，通話雙方基本上可以保持溝通時間上的一致，從而實現及時溝通；第三，電話溝通的效果非常明顯，雖然比不上麵談，但是卻能夠有效傳遞信息。
正因為符合以上這幾個指標，電話溝通顯示出了很大的溝通優勢，比如相比於麵談，電話溝通往往更加方便，基本上不受時空限製；相比於書麵表達，電話溝通的信息量更大，信息傳遞也更加及時。這些優勢使得電話成為日常工作中一個不可或缺的溝通工具，無論是團隊管理者，還是內部成員，基本上每天都要保持開機狀態，一些團隊還要求內部成員的手機保持24小時開機，以方便及時溝通。
之所以會這樣，就是因為一旦團隊遭遇到緊急事件，或者某人遇到緊急的問題，如果不方便當麵請示，就可以通過電話進行溝通，而這也是最能體現電話作用的功能。比如某團隊成員在工作中遭遇了機器故障，不知道該如何進行解決，由於時間倉促，根本不可能離開崗位特意去求助，因此最好的方式就是直接撥打電話，請求得到他人的幫助。有時候，當成員在工作中不知道該如何作出決策時，就可以通過電話去請示上級。