各種溝通方式都有自己的特點，比如麵談能比較自由、完整地傳達信息，書麵表達更加正式嚴謹，電話則簡單實用，這些溝通方式比較傳統，溝通工具也比較傳統，屬於傳統交流的範疇。隨著互聯網的發展，互聯網技術開始大量運用到日常工作當中，其中電子郵件成了一個最常用的辦公工具和溝通工具。
電子郵件的興起建立在互聯網技術快速發展的基礎上，它運用的也是互聯網的信息傳送技術，而互聯網在傳輸信息方麵擁有很大的優勢，這些優勢使得電子郵件成為一種非常高效實用的溝通工具。
比如在麵談或者電話交談的時候，雙方的交流往往會被第三者聽到或者打擾，而郵件溝通的方式比較保密，隻要做好相應的防備措施，相關信息就不容易被第三方知曉。通常情況下，發送郵件的人和接收郵件的人都可以在一個相對安靜、獨立、隱蔽的狀態下進行信息交流，這樣就確保了溝通的順暢和安全。必要的時候，溝通者可以對電腦和電子郵件設定密碼，確保信息安全。
不僅如此，電子郵件還有一個很大的優勢，那就是溝通雙方沒有必要在同一時間進行交流，發送信息的人和接收信息的人可以錯開時間，或者在各自最合理的時間段進行交流。比如某人正好休假，而另外一個人準備將信息發送過來，那麽發送者沒有必要刻意提醒或者通知對方及時接收信息，他可以直接將信息以郵件的方式發到對方的電子郵箱中，等到休假結束之後，對方自然會接收到信息。
電子郵件可以實現自由複製，因此電子郵件溝通能夠在短時間內實現信息的轉發和大量傳播，一些需要快速擴散的信息可以以郵件群發的方式分享給很多人。相比麵談和電話交談一對一溝通的模式，電子郵件實現了同一時間段內多人的信息共享，而且這些信息並不會消失，隻要不主動刪除，那麽這些信息會永久保存在電子郵箱裏麵。