第二個原則是，在職場中一定要多用敬語，多用禮貌性的語言。很多人在職場中遇到一些情緒，往往是因為跟你說話的那個人沒有禮貌，用一種高高在上的姿態講話，我們就很不開心。在職場中，大家不是親密的關係，既不是生活中的親人，也不是生活中的朋友，是基於工作關係認識的。無論對待同事、客戶、領導還是下屬，都要多用敬語，像“請”“您”“謝謝”等，要把它們當作常用詞匯掛在嘴邊，沒有人會拒絕一個總是客客氣氣的人。在工作中常用敬語的人，往往也是在工作場合當中非常受歡迎的人，他們擁有一個好的人緣。無論別人怎麽講話，我們自己都要多用敬語，在工作場合中尤為重要。
因為職場溝通是一種功能性的溝通，大家在職場中表達意見的時候，往往也是圍繞工作內容的。很多人習慣性用口頭表達來講述工作內容，跟領導報告項目時口頭講一講，跟同事交流想法時口頭講一講。事實上，口頭表達很容易產生誤會。每個人對同一個詞的理解是千差萬別的，再加上我們表達、溝通時，語言隻占到很小的一個比例，語言加上聲音所占的也不超過30％比例。大部分情況下，我們的身體語言占了70％的比例。很可能你表達的是A，但是你的身體語言、表情，還有其他額外的信息甚至你的外貌、裝束等，會讓對方產生認為是B。然而很多人意識不到這些。所以，口頭表達會降低溝通的準確性。