接下來，我具體地說明一下項目經理在例會上需要做的工作。
首先是根據項目管理表上的內容，確認各成員是否按時完成了任務。
“計劃”與“實際情況”之間是否存在偏差——這是項目經理必須把握的關鍵。
在實際工作過程中，有的成員可能會擅自改變截止時間和成果。
“工作比預想中的要麻煩，截止日期稍微往後拖延一點也沒事吧。”
“雖然項目經理要求收集排行前十的企業數據，但因為時間緊迫，隻收集前五名的企業吧。”
在任何項目之中都難免出現一兩個根據自己的情況擅自改變約定內容的成員。如果對這樣的人置之不理，就會有越來越多的人效仿，最終導致局麵失控。為了防止出現上述情況，項目經理必須通過例會對成員的行動進行監控。
當發現計劃與實際情況之間存在偏差時，首先要準確地把握導致出現偏差的原因。
如果是項目整體的工作方法存在問題，或者因為預算、人員等資源不足導致的問題，我將在下一節“執行③”中為大家說明具體的解決方法。
有時候是因為個人的原因導致計劃與實際情況出現偏差。比如成員工作積極性下降，能力或經驗不足等導致沒能按照約定完成工作。
在這種情況下，項目經理不必想著“我要親自出馬，提高成員的工作積極性，幫助成員提高工作能力、積累工作經驗”。
為什麽呢？因為項目經理沒有人事權和評價權。
隻有成員的上司和職能部門的負責人才有這些權限。
因此，項目經理能做的，隻有將成員的實際工作情況反映給職能部門的負責人。
讓職能部門的負責人想辦法解決這個問題，有必要的話還可以提出更換成員或者增加人手的要求。這才是正確的解決辦法。