如前麵所述,計劃產出目標與策略,組織配置好人力與資源,領導須做出激勵與執行,而控製就要做到檢核與修正。所謂檢核,就是要比較目標與執行的差異,而修正就是找出差異的原因,並做出因應的對策,逐步修正,直到達成目標為止。
關於控製,有兩大法則,就是目標法則和時間法則。
一、目標法則:目標板管理
控製的第一要件,就是檢核比對計劃、目標及執行進度或結果的差異。在外企工作多年,我最常使用的就是目標板(KPI Dashboard),KPI就是關鍵績效指標(Key Performance Indicator),Dashboard就是儀表板,簡單地說,目標板就是一個隨時可拿來檢視目標達成進度的表格。
目標板範例如下:
●第一欄為員工:在此可寫上員工的姓名。
●第二欄為衡量三指標:一般分為財務、質量、項目。財務是指業績數字的目標;質量是指庫存、市占率或促銷報酬等操作指標;項目是指主管對員工另外指派的特殊任務,亦可說是一種Assignment(指派),它也是一種栽培(Development)員工的方式。
●第三欄為控製五步驟:放上目標,填上績效,比對差距,找出原因,提供對策。找出原因及提供對策是針對進度落後或沒達成目標才需要填的項目。
二、時間法則
1.輕重緩急四管理
大家或許對時間管理已經有一定程度的了解,在此我隻做架構性的重點提醒。我們可以用緊急程度跟重要程度將時間分為四大象限,進行輕重緩急四管理。我特別放上排序,是想要表達應該多花些時間做未來的事情(重要而不緊急),才能一直走在別人前麵。一樣的時間,隻是分配方式不一樣,結果就大不同。當你今天把明天的事做完,到了明天,除了事情早已在昨天完成之外,今天就是再檢查有沒有哪些地方要補強,多出時間便可再拿來做後天的事,這樣的良性循環及推演,要不成功也很難。