這幾年做企業輔導的時候，我經常向企業介紹三種會議，幫助企業提升開會的效率及培養員工解決問題的能力，成效都非常好。
1. 部門例行性會議：強迫提問
在我輔導的案例中，很多企業的會議都是員工報告完後，隻有主管提問，其他人悶不作聲，第一位員工報告結束，就換第二位員工上台，依序報告到結束會議。這樣的會議，隻有報告人對主管報告，其他人幾乎都認為“事不關己”。你的部門的會議也是這樣嗎？如果是的話，那真的很可惜，現在連大學生上台報告，台下反應都不會如此冷漠。
接下來，我就導入“強迫提問”的形式，一個人報告完後，主管會問參會的每個人“對報告的看法”，每個人都要發言，也一定要提問，這就是規定。我相信一個有作為的企業，每一場會議都不是無效會議或淪為“一言堂”。
我們可以想象，這樣“強迫提問”的形式也間接啟動了員工的學習模式。其他員工報告時，要專心聽，如果自己問的問題沒有切中要害，大家也會有所比較。每一位員工提問時，大家又會互相討論、分享彼此的答案。無形之中，所有與會員工的邏輯思考能力都得到了訓練，同時還能聽到別人的看法和見解。
另外，因為不是每個人都參與了每份報告和項目，所以員工一開始開會根本問不出太多問題。這就要求員工們在每次開會之前，一定要先看過別人的報告，才能在開會時提出問題。當知道報告時會被同事提問，你就必須事先模擬，做好準備。如此一來，你就能更好地掌握報告主題，甚至發現更多解決問題的細節。
2. 部門項目進度會議：實時回報
有件事情令我印象很深刻。一家我輔導的企業召開部門項目進度會議，某研發處處長向副總經理、總經理報告項目進度時被問“倒”了。處長說：“好，我回去查一下，明天再回報總經理。”