合同是談判各方共同決策的結果，是各方根據談判時的客觀情勢和主觀的利益追求而確定的合作關係，規定了雙方在合作中的行為規則。但是人的認識總是有局限的，一旦認識和客觀事物發展不一致，糾紛就會出現，給合作帶來困難。因此，必須利用各種方法來獲得變化的信息，不斷調整經營的策略和計劃。合同隻有合作各方共同努力才能取得實效，因此，凡是有損於某方利益的變化都會影響其履行合同的積極性。從這一點出發，可以預想到這樣的結果，在履行合同過程中隻關心自身利益的實現是不夠的，主動關心共同的利益及合作各方利益的可變動性是很有必要的舉措。加強溝通是這種舉措中的重點，無論是一般的貿易活動或是長期的經營合作，都有必要在合作過程中有目的地進行不間斷的溝通。通過信息交流和認真的分析可盡量掌控合同履行過程中可能發生的可變因素，一旦出現對合同履行不利的趨勢，就可以主動出擊，及時解決問題，將損失限定在最小的水平。但這種措施在實施之前，很有必要和有關各方進行務實性的溝通，以書麵方式把這種變動確定下來，使在以後的過程中不再發生糾紛或爭議。這種書麵形式就是“備忘錄”。而備忘錄的確認實際上又是一次談判的過程，以下用案例來說明其應用的方法。
【案例11-8】 來料脫期的處理
N公司和美國D公司經過認真而仔細的談判簽訂了一份來料加工的合作合同。合同規定D公司在合同簽訂後30天內用海運方式將生產產品H的主要原材料M和零部件送達N公司，90天內N公司將成品用C＆F方式交付D公司，有關技術資料自合同簽訂之日起由D公司直接向N公司提供，其他所需材料由N公司自備。貨款和質量要求另有具體條款規定。
2003年3月1日，雙方達成一致簽訂了合同。N公司拿到了所需的技術資料和加工圖紙，立即組織技術人員和有關車間進行技術準備，采購部門采購所需的材料和有關工夾具，動力設備部門開始製造所需的模具，生產計劃部門編製生產計劃，一切都按照雙方達成的協議有條不紊地開展工作。但到了3月31日D公司提供的原材料和零部件沒有到貨，N公司主動去電詢問，D公司稱已經按時發出，應該就在路途之中。4月5日N公司接到船運公司電話通知，獲悉貨到日期可能要延誤到4月20日。當天，N公司召開了緊急會議對這樣的變化進行了磋商，生產部門認為要按原來規定的日期完成訂單的可能性已經很小，而且如此緊迫的生產會造成質量的不穩定。會後N公司立即和D公司進行了電話溝通，D公司強調了該批產品的重要性，交貨期的要求不能改變，質量標準也不能降低，希望N公司能盡量克服困難，並派出代表趕來中國進行協商。