國家間通過談判，就政治、軍事、經濟、科技文化等某一領域內的相互關係達成協議，締結條約、協定或公約時，一般都舉行簽字儀式。至於由誰簽字，則視文件的性質由締約雙方確定，有由國家領導人簽字的，也有由政府有關部門負責人簽字的，但雙方簽字人的身份、地位應大體相當。一國領導人訪問他國，經雙方商定發表聯合公報（或聯合聲明）時，也往往會舉行簽字儀式。各國業務部門之間簽訂專業性協議，一般不舉行專門的簽字儀式。
安排簽字儀式，首先應做好文本的準備工作。有關單位應及早做好文本的定稿、編輯、校對、印刷、裝訂、蓋火漆印等項工作，同時準備好簽字用的文具、國旗等物品，與對方確定助簽人員，並安排雙方助簽人員洽談有關細節。
參加簽字儀式的基本上都是雙方參加會談的全體人員。如一方要求讓某些未參加會談的人員出席，另一方應予同意，但雙方人數最好大體相等。不少國家為了表示對簽訂協議的重視，往往由更高或更多的領導人親自出席簽字儀式。
在國際交往中，舉行簽字儀式不僅是對談判成果的一種公開化、固定化，而且也是有關各方對自己履行合同、協議所作出的一種正式承諾。
1.位次排列
從禮儀上來講，舉行簽字儀式時，在力所能及的條件下，一定要鄭重其事。其中，最引人注目的當屬舉行簽字儀式時座次的排列方式問題。一般而言，舉行簽字儀式時，座次排列的具體方式共有三種，它們分別適用於不同的具體情況。
（1）並列式。並列式排座是舉行雙邊簽字儀式時最常見的形式。它的基本做法是：簽字桌在室內麵門橫放，雙方出席儀式的全體人員在簽字桌後麵並排排列，雙方簽字人員居中麵門而坐，客方居右，主方居左。（圖4.16）